Mondelinge mededeling van cliënt onvoldoende voor vaststelling UBO
De notaris dient bij het vaststellen van de UBO bij een transactie niet af te gaan op de blauwe ogen van de cliënt. De mondelinge mededeling van de cliënt, dat hij UBO is van de kopende en de betalende buitenlandse vennootschap bij een transactie dient de notaris op juistheid te verifiëren. Doet hij dat niet dan kan hij een waarschuwing krijgen van het BFT voor een onvolledig cliëntenonderzoek. Daarnaast mag hij over die mededeling geen verklaringen doen aan derden.
Zo volgde uit een tuchtzaak, waarin een notaris die door onderzoek achterwege te laten effectief zijn geheimhoudingsplicht schond door te melden wat de cliënt hem mondeling had medegedeeld over diens UBO-schap.
Buitenlandse vennootschap
Een notaris had een akte van levering gepasseerd betreffende een perceel grond met daarop een bedrijfspand. Verkoper was een bv en koper was een vennootschap naar Spaans recht (hierna: de SL) Later dat jaar werden twee betalingen gedaan op de derdengeldrekening van de notaris door een vennootschap naar Sloveens recht (hierna: de DOO). Eind van het jaar vroeg het OM informatie bij de notaris op en de notaris antwoordde dat de bestuurder van de SL tevens UBO was van de DOO.
Onderzoek door BFT: onvolledig WWFT-cliëntenonderzoek
Het BFT stelde een onderzoek in naar de werkzaamheden van de notaris voor de overdracht van het perceel en kwam tot de conclusie dat de notaris onvoldoende nader onderzoek had gedaan naar de UBO van de DOO. Het BFT gaf daarvoor een waarschuwing aan de notaris. Daarna deed het OM onderzoek op het kantoor van de notaris en nam daarbij alle documenten met betrekking tot de overdracht verzegeld mee voor nadere beoordeling. De notaris deed een beroep op de geheimhoudingsplicht, maar verklaarde dat de bestuurder van de SL hem gezegd had dat hij ook de UBO van de DOO was. De notaris baseerde zich alleen op de mondelinge mededeling zonder zelf onderzoek te doen en erkende onvoldoende onderzoek te hebben verricht door niets te verifiëren.
UBO-schap niet baseren op alleen een mededeling van cliënt
De bestuurder legde bij de tuchtrechter – de Kamer voor het notariaat – met name de klacht neer dat de notaris zijn geheimhoudingsplicht had geschonden door de mondelinge mededeling van de cliënt over diens UBO-schap te lekken naar het BFT en het OM. De notaris had gewoon kunnen volstaan met het uitleggen van zijn werkwijze van vaststelling van de het UBO-schap, maar had niets mogen verklaren over de mondelinge mededeling van de cliënt over zijn UBO-schap.
Schending van geheimhoudingsplicht
Door dat wel te doen handelde de notaris in strijd met de geheimhoudingsplicht. De tuchtrechter oordeelde dat notaris niet gehouden was iets over de mededeling van de cliënt te verklaren, omdat deze informatie onder de geheimhoudingsplicht valt. Voor de rest kon niets bewezen worden over het UBO-schap, omdat er alleen een mondelinge mededeling was gegeven en de feiten door de tuchtrechter niet vast te stellen waren.
Lesson learned
Zorg als notaris ervoor dat de vaststelling van de UBO wordt verricht door goed cliëntenonderzoek te doen naar de UBO achter de cliënt en dit te baseren op geformaliseerde stukken; volsta dus niet met louter mondelinge info van de cliënt.
Waarschuwing
Rekening houdend met het feit dat er al informatie bekend was vanwege eerdere onderzoeken, er al een waarschuwing van het BFT lag en alleen de informatie over de UBO kon worden gegeven door de geheimhoudingsplicht te schenden achtte de tuchtrechter een waarschuwing als maatregel op zijn plaats.
Kamer voor het notariaat, ressort Arnhem-Leeuwarden, 12 juli 2021, ECLI:NL:TNORARL:2021:37
