De WWFT kent voor zowel de gegevens met betrekking tot het cliëntonderzoek als de gegevens met betrekking tot de melding van een ongebruikelijke transactie een bewaarplicht. Deze verplichtingen zijn geregeld in respectievelijk de artikelen 33 WWFT en artikel 34 WWFT.
De WWFT maakt dus een onderscheid tussen gegevens met betrekking tot het cliëntenonderzoek en de gegevens met betrekking tot een ongebruikelijke transactie. De gegevens die met betrekking tot het cliëntenonderzoek moeten worden vastgesteld zijn voornamelijk bedoeld om op een efficiënte wijze een melding te verrichten. De gegevens met betrekking tot een ongebruikelijke transactie daarentegen zijn bedoeld om het mogelijk te maken op een efficiënte wijze nader onderzoek naar de transactie te verrichten.
Beantwoording van vragen van FIU en toezichthouders
De gegevens die bewaard moeten worden met betrekking tot het cliëntenonderzoek en de gegevens met betrekking tot een ongebruikelijke transactie komen enigszins overeen, maar er zijn toch verschillen en aanvullingen. Houd dit onderscheid goed in de gaten. De wet geeft niet gedetailleerd aan hoe een instelling de gegevens moet vastleggen. De enige eis die aan de vastlegging van gegevens gesteld wordt, is dat deze op toegankelijke wijze moet plaatsvinden zodat de complete gegevens snel beschikbaar zijn. Daartoe is in artikel 33 lid 4 WWFT uitdrukkelijk bepaald dat de instelling moet beschikken over ‘systemen die haar in staat stellen onverwijld en volledig te reageren op vragen van de Financiële inlichtingen eenheid en van de toezichthoudende autoriteit’. Deze vragen kunnen onder meer betreffen:
- Of de instelling met een bepaalde cliënt een zakelijke relatie onderhoudt of gedurende een periode van vijf jaar voorafgaand aan het verzoek heeft onderhouden;
- Vragen over de aard van de relatie met de bedoelde cliënt.
Uit dat laatste volgt dat bij de bewaarde gegevens ook altijd de aarde van de dienstverlening dient te worden opgeslagen.
Zorg voor behoud van gegevens en mogelijkheid rapportage
De ‘systeemeis’ van artikel 33 lid 4 leidt ertoe dat de instelling ervoor moet zorgdragen dat een storing in haar gedigitaliseerde systeem niet het gevolg heeft dat al haar gegevens met betrekking tot de identificatie en verificatie verloren raken. Dan voldoet de instelling namelijk niet (meer) aan de eis van toegankelijkheid, met alle gevolgen van dien. Ook moet zij er zeker van zijn dat de gegevens in haar systeem op een duidelijke leesbare manier gedrukt of uitgedraaid kunnen worden.
Bewaartermijn in de WWFT
De bewaartermijn voor beide bewaarplichten in de WWFT is vijf jaar. Artikel 33 lid 3 WWFT bepaalt dat de gegevens ‘op toegankelijke wijze’ gedurende vijf jaar moeten worden bewaard, na het tijdstip van het beëindigen van de zakelijke relatie of gedurende vijf jaar na het uitvoeren van de desbetreffende transactie. Zolang de zakelijke relatie bestaat, worden de gegevens van het cliëntonderzoek bewaard. Gegevens met betrekking tot een transactie mogen na vijf jaar worden vernietigd.
Persoonsgegevens
Met betrekking tot persoonsgegevens geldt een specifieke bepaling in de WWFT, die verband houdt met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die bepaalt dat persoonsgegevens – dat wil zeggen gegevens van natuurlijke personen – niet langer dan noodzakelijk worden bewaard. Deze bepaling, artikel 34a WWFT bepaalt onder meer dat persoonsgegevens vernietigd dienen te worden wanneer de verplichte bewaartermijnen zijn verstreken.
