Cliëntenonderzoek niet laten doen door uit het ambt gezette notaris
De notaris dient zelf het (verscherpt) cliëntenonderzoek te verrichten en dit onderzoek niet te laten verrichten door een ander. Als hij/zij dit ook nog eens door een uit het ambt gezette notaris laat doen overtreedt hij/zij andermaal een notariële plicht. De notaris riskeert dan een klacht van het BFT wegens overtreding van de WWFT en de integriteitsregels voor het notariaat en daarmee een schorsing door de tuchtrechter. Zo volgde uit een tuchtzaak, waarin een notaris nagenoeg alle werkzaamheden, met uitzondering van het passeren van akten, maar inclusief het verscherpte cliëntenonderzoek door een uit het ambt gezette notaris liet verrichten.
Het BFT stelde in 2019 bij een notaris een onderzoek in naar de kwaliteits- en integriteitsaspecten van een aantal geselecteerde dossiers en naar de samenwerking van de notaris met voormalige notarissen die uit hun ambt waren gezet. Het onderzoek werd in 2020 afgesloten. Vast kwam te staan dat de notaris gebruik maakte van de diensten van een uit zijn ambt gezette ex-notaris die via de portal van de notaris werkzaamheden – niet het passeren van akten, maar wel het opstellen van conceptakten en doen van recherches – verrichtte voor de notaris en per e-mail contact had met de notaris en als adviseur met cliënten.
Beleidsregel integere beroepsuitoefening
Vooropgesteld zij dat op grond van een beleidsregel het een notaris niet is toegestaan om personen in dienst te nemen of op enige andere wijze te werken met personen die, als gevolg van een tuchtrechtelijke of gerechtelijke uitspraak, het ambt van notaris niet meer mogen bekleden of niet meer als toegevoegd of waarnemend notaris mogen optreden. Door een ontzette notaris onderdeel uit te laten maken van het notariële proces overtrad de notaris in kwestie deze beleidsregel.
Klachten BFT: verzuim verscherpt WWFT-cliëntenonderzoek en overtreding meldingsplicht WWFT
Het BFT beklaagde zich bij de tuchtrechter – de kamer voor het notariaat – erover dat de notaris in de onderzochte dossiers onvoldoende voldeed aan zijn onderzoeksplicht en een verscherpt cliëntenonderzoek ex artikel 8 WWFT verzuimde te verrichten, omdat sprake was van een hoger risico op witwassen. Ook was de meldingsplicht ex artikel 16 WWFT overtreden door ongebruikelijke transacties niet te melden. Door onvoldoende onderzoek te verrichten en de uit zijn ambt gezette ex-notaris vrij spel in het voorwerk te geven bracht de notaris zich in de positie dat hij niet goed kon beoordelen of hij zijn diensten nog wel mocht verlenen.
Volledig varen op voorwerk van een ander is geen basis voor cliëntenonderzoek
De tuchtrechter stelde vast dat de notaris in strijd met artikelen 8 en 16 WWFT handelde. De kamer was van oordeel dat de notaris in het verrichten van de kerntaken – de nodige controles en het vastleggen daarvan – tekortschoot, omdat enige vastlegging ontbrak. Het geheel wekte de indruk dat de notaris volledig vaarde op het voorwerk van de ontzette notaris zonder daar in relevante mate een eigen controle op los te laten.
Drie weken schorsing
Gelet op de ernst van het laakbaar handelen van de notaris zag de kamer aanleiding om een schorsing voor de duur van drie weken als tuchtmaatregel op te leggen. In beginsel zou deze tekortkoming leiden tot een lange schorsing, maar in het voordeel van de notaris sprak dat hij een aantal verbeteringen had doorgevoerd wat betreft controle, vastlegging en WWFT-scholing, dat hij afzag van verdere behandeling van ondernemingsrechtelijke dossiers en dat hij geen ontzette notarissen meer voor zijn kantoor inschakelde.
