BFT geeft duiding aan verplichtingen UBO-register

BFT geeft duiding aan verplichtingen UBO-register

Het Bureau Financieel Toezicht heeft een handreiking gepubliceerd hoe WWFT-instellingen moeten omgaan met de UBO-registratie van cliënten.

Met ingang van 28 maart 2022 is de UBO-registratie verplicht. Een belangrijk boodschap van BFT is dan ook dat bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie de instelling moet beschikken over een bewijs van registratie de UBO’s. Waarschijnlijk zijn er veel entiteiten die hun UBO’s inmiddels hebben aangemeld, maar waarvan de registratie bij de KvK nog niet zichtbaar is. Dan is er dus ook geen bewijs van registratie mogelijk. Daarover zegt BFT het volgende:

‘Aangezien veel registratieplichtige organisaties momenteel hun UBO’s nog niet hebben ingeschreven en er sprake is van een langere verwerkingstijd, kan voorlopig (in ieder geval tot 1 juli 2022) worden volstaan met de vaststelling dat registratie door de cliënt heeft plaatsgevonden, maar nog niet is verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een bevestigingsmail van de Kamer van Koophandel. De cliënt dient daarbij wel toe te lichten welke UBO-gegevens en onderliggende documentatie bij registratie zijn opgegeven. Zodra de registratie door de cliënt geheel voltooid en verwerkt is dient de cliënt de Wwft-instelling daarover te informeren.’

Bestaande zakelijke relatie: geen registratie betekent niet dat relatie moet worden verbroken

BFT spreekt van het aangaan van een ‘nieuwe zakelijke relatie’. Het ligt voor de hand dat bij ieder cliëntenonderzoek bij een bestaande zakelijke relatie ook de UBO-registratie wordt gecheckt. Opvallend is wat BFT zegt wanneer die registratie er niet blijkt te zijn:

‘Wwft-instellingen hoeven de cliëntrelatie niet te verbreken met bestaande zakelijke relaties waarvan nog geen UBO’s ingeschreven zijn in het UBO-register. Wel wordt van Wwft-instellingen verwacht dat zij de cliënt wijzen op deze verplichte registratie.’

Eigen onderzoek blijft verplicht

Belangrijk is dat instellingen niet mogen vertrouwen op de UBO-registratie alleen. Instellingen dienen zelf onderzoek te doen naar de UBO.

Terugmelding

Is er een verschil tussen het eigen UBO-onderzoek en de registratie bij de Kamer van Koophandel, dan dient de instelling dit te melden aan de KvK.  Dit volgt uit artikel 10c WWFT.

Geen terugmelding bij ontbreken registratie

Opvallend is dat terugmelding volgens BFT niet hoeft plaats te vinden wanneer de UBO-registratie bij een entiteit ontbreekt.

‘Ook niet na de wettelijke deadline van 27 maart 2022. Het feit dat een registratie ontbreekt is logischerwijs bekend bij de Kamer van Koophandel.’

Bureau Financieel Toezicht, 25 maart 2022